Thesaurus

De ODIS-databank wordt inhoudelijk ontsloten door middel van trefwoorden. Deze dienen enkel om inhoudelijke aanduidingen te geven. De namen en titels kunnen immers allemaal in full-text worden opgezocht en met elkaar in verband gebracht. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen (thematische) trefwoorden en geografische trefwoorden.

Thematische trefwoorden

Via thematische trefwoorden wordt verwezen naar de aard en doelgroep van de organisatie, de activiteiten van de persoon, en naar de in de publicatie en het archief behandelde onderwerpen. Er worden geen namen van organisaties, personen of periodieken opgenomen.

Hoewel voor de opbouw werd uitgegaan van de woordsystemen (trefwoordenlijsten, thesauri) van de vier participerende archiefinstellingen, werd het ODIS-woordsysteem sui generis uitgewerkt.

Aangezien de gebruiker van de databank over een gemengd ontsluitingssysteem van ontlening (full-text-retrieval) en toekenning (trefwoorden) beschikt, kon het ODIS-woordsysteem post-coördinatief opgebouwd worden. De termen worden tijdens de zoekgang gecombineerd: het ODIS-woordsysteem is daardoor een thesaurus. Door het booleaans zoeken heeft de gebruiker hierbij een waaier aan mogelijkheden: hij kan zelf complexe onderwerpen construeren.

Niettemin is er een vorm van pre-coördinatie ingebouwd: er werden hiërarchische relaties gelegd tussen de trefwoorden door aan elk onderwerp telkens drie soorten trefwoorden toe te kennen. Die drie soorten zijn: (1) clustertrefwoorden. (2) groepstrefwoorden en (3) specificatietrefwoorden.

• clustertrefwoorden weerspiegelen de macro-indeling waaruit het ODIS-bestand is opgebouwd (bijv.: economie, cultuur, onderwijs);
• groepstrefwoorden behelsen twee soorten trefwoorden: de verschillende vormen van organisaties (bijv.: vakbonden, beroepsverenigingen) en de ideologische en maatschappelijke strekkingen (bijv.: socialisme, solidarisme);
• specificatietrefwoorden: gaan in op de specifieke kenmerken van de organisatie, de persoon, het periodiek of het archiefbestand.

De gebruiker wordt ook op andere manieren begeleid bij de zoekgang. Zo refereren een aantal verwijstermen automatisch aan de in het woordsysteem gebruikte voorkeursterm (bijv. bij het gebruik van het trefwoord zwangerschapsafbreking wordt automatisch naar het synoniem abortus geleid). Die woordkeuze betreft niet alleen synoniemen, maar ook quasi- of gelegenheidssynoniemen, zoals antoniemen.

Zonodig worden zoektermen gedefinieerd door middel van kwalificaties en toelichtingen. Die woorddefinities verduidelijken de betekenis van een term. Kwalificaties dienen om termen met dezelfde schrijfwijze van elkaar te onderscheiden (bijv. spinnen [draad vormen]). De kwalificatie maakt integraal deel uit van de term en wordt achter het woord geplaatst.

Toelichtingen worden gebruikt om duidelijk te maken welke betekenis men aan een term toeschrijft. Toelichtingen maken geen deel uit van de term en worden achter het woord tussen ronde haken geplaatst (bijv. andersdenkenden (als concept)).

Bij de woordredactie van de termen worden een aantal regels in acht genomen. De voornaamste zijn:

• termen met getallen worden met cijfers geschreven (bijv. 1-mei vieringen);
• niet-Latijnse lettertekens worden getranscribeerd;
• niet-lettertekens (diakritische en interpunctie-tekens, ideogrammen) worden niet vertaald naar lettertekens (bijv. Röntgen en niet Roentgen);
• voor zaaktermen wordt het meervoud gebruikt (bijv. mijnwerkers en niet mijnwerker). Dat is echter niet het geval bij stofbegrippen, abstracte begrippen en termen op basis van individuele begrippen (eigennamen) en ook niet indien voor zaaktermen enkelvoud en meervoud een verschillende betekenis hebben (bijv. statistiek en statistieken);
• substantieven of een van het werkwoord afgeleid substantief worden prioritair gebruikt (bijv. voorlichting en niet voorlichten);
• de nieuwe spellingsregels worden gevolgd (bijv. Vlaamse beweging en niet Vlaamse Beweging);
• samenstellingen worden zoveel mogelijk vermeden, tenzij het staande uitdrukkingen betreft (bijv. niet: kinderalimentatie, maar: kinderen ; alimentatie. Wel: kinderar-beid).

Geografische trefwoorden

Geografische trefwoorden illustreren het werkingsbereik van een organisatie, de invloedssfeer van een persoon, het verspreidingsgebied van een publicatie of de geografische ruimte waarop een archief betrekking heeft.

De geografische trefwoordenlijst werd hiërarchisch opgebouwd: werelddelen, landen, Belgische provincies, arrondissementen, gemeenten, deelgemeenten zijn er aan elkaar gekoppeld.  Het apparaat geeft de huidige (1997) territoriale en administratieve indeling van België weer.  Ze bevat een nagenoeg volledig lijst van Belgische en Nederlandse plaatsnamen en bovendien een brede set aan historische verwijstermen.